Det fines en rekke byråer som tilbyr å gjøre møtebooking for andre i Norge. Årsaken til at dette er et stort marked er at mange rådgivere, konsulenter, og selgere ikke evner eller har tid til å gjøre møtebooking selv. Vi har i denne guiden prøvd å inkludere all informasjon som er relevant enten du jobber med møtebooking direkte eller du ser etter noen som kan gjøre møtebooking for deg. Denne guiden er derfor skrevet for:

1. For selgere som gjør møtebooking for seg selv
2. For selskaper som leier inn eksterne byråer for å gjøre møtebooking
3. For profesjonelle møtebookere som booker møter på vegne av andre. Vi håper du også vil plukke opp tips du kan bruke i guiden under.
4. For deg som har ansvar for et salgsteam og sliter med at det ikke bookes nok møter.

Ønsker dere bedre og flere salgsmøter eller annen bistand på møtebooking?

Toppselger kan hjelpe dere med alt relatert til møtebooking. Vi kjenner et stort nettverk av byråer som er dyktige på møtebooking, vi kan levere kurs i møtebooking, og hjelp til å få møtebooking til å fungere optimalt internt hos dere.

Hvis du har spørmål til oss (eller eventuelle innspill til guiden under) kan du kontakte Lars Hellestræ (daglig leder i Agenturer.no) som har skrevet denne guiden direkte på lars@agenturer.no eller telefon 41 21 41 41. Du kan også bruke kontaktskjemaet vårt om du foretrekker.

Vi anbefaler for øvrig alle med interesse for salg og møtebooking å bli medlem av vår lukkete Facebook-gruppe for toppselgere.

Innholdsfortegnelse del 1 – Møtebooking i praksis

• Riktig Prospektering – Fordi tiden din er viktig
• Smarte triks for å passere portvoktere
• Møtebooking + Bankran = Sant?
• Introduksjonen – De første viktige sekundene
• 4 ting alle gode møtebookingsamtaler inneholder
• Innvendinger i møtebooking og hvordan du håndterer dem
• Closing-teknikker for møtebooking
• Hva er fremtiden for møtebooking

Innholdsfortegnelse del 2 – Hvordan bedrifter kan lykkes med møtebooking

• Sende DM i forkant av møtebooking
• Rutiner og CRM
• Å bruke et eksternt byrå på møtebooking – Fordeler og Ulemper

Innholdsfortegnelse del 3 – Øvrige ressurser om møtebooking

• Kurs i møtebooking
• Andre ressurser og linker

Innholdsfortegnelse del 4 – Bonusinnhold

• Møtebooking for pyser (Lars Hellestræ)
• Møtebooking i virkelighetens verden (Alexander Selheim)

Riktig prospektering – fordi tiden din er verdifull

Møtebooking begynner lenge før du løfter opp telefonrøret.

Den begynner når du skal finne de du vil ha møte med – dine prospekter.

Den originale definisjonen av «Prospecting» er: «To search for or explore (a region) for mineral deposits.«

Da gulljegere prospekterte etter gull i Klondikeelven søkte de gjennom tusenvis på tusenvis av liter med vann for å finne små støvkorn av gull. De drev ikke med alkymi og brukte aldri tiden sin på å prøve å forvandle vann til gull.

I noen salgsjobber er selger selv ansvarlig for prospektering, men i flertallet av bedrifter står salgslederen helt eller delvis for prospekter til salgsteamet. Hvis det er en ting som skaper gjentatt frustrasjon blant selgere/møtebookere er det at prospektene de får servert er av begredelig kvalitet.

Det betyr i praksis at selgere bruker masse tid på å prøve å overbevise prospekter som sannsynligvis aldri vil kjøpe. Det bør være en målsetning å bruke mest mulig tid på prospekter som sannsynligvis er interesserte, og minst mulig på dem som ikke er det.

Det er en utbredt myte at dyktigste selgere selger gressklippere i Sahara. Sannheten er at de dyktigste selgerne aldri vil prøve å selge gressklippere i Sahara, is til eskimoer, eller ris til kinesere. De dyktigste selgerne selger paraplyer når det regner og iskrem når solen steker. De selger varme klær til de som fryser og kalde pils til de som er varme.

Det finnes selgere som hardnakket påstår at de kan selge hva som helst til hvem som helst – og de skaper behovet hos kunden. Mange av disse har gjerne erfaringer fra å selge for mlm-muligheter som skal gjøre deg rik – og behovet for å tjene mye penger er absolutt noe som kan skapes hos de aller fleste. I bedriftsverden så fungerer derimot de færreste produktene på denne måten.

Selv ikke verdens beste samtaleskript vil hjelpe deg hvis du prøver å selge inkassotjenester til pølsekiosker eller elektronisk kjørebok til selskaper uten firmabiler. Og hvis du mot formodning skulle lykkes i å skape behov for noe som kunden ikke har eller aldri vil få behov for så er du mer en sjarlatan enn en selger.

Så før du starter møtebookingen så definer hvem som er dine mest sannsynlige kunder.

For et inkassobyrå så kan sannsynlige kunder være bedrifter med mye utestående fordringer. For et regnskapsbyrå kan det sannsynlige kunder være bedrifter som bruker regnskapsbyråer som du vet har dårligere betingelser eller har et dårlig rykte.

Begge disse kriteriene er det mulig å ta enkle uttrekk på via kreativ bruk av standard leverandører av bedriftslister.

Det finnes også muligheter for å ta uttrekk på en rekke andre kreative kriterier og jeg anbefaler å sette seg inn hvilke muligheter som finnes. Det finnes flere dyktige leverandører av bedriftslister i Norge (Purehelp Pro, Compnode Norge, Bisnode, Proff, m.fl.) som har laget gode søkeverktøy på å hente ut informasjon fra Brønnøysund.. Hvis du er ansvarlig for prospektlister til et team av møtebookere bør du abonnere på et slikt verktøy.

På Agenturer.no finner du rabatterte avtaler på to slike verktøy:

1. Byndle: agenturer.no/prospektlister
2. Prospecta: agenturer.no/prospecta

Hvis du booker møter til deg selv finnes det enda mer treffsikre måter å finne de beste prospektene på (via kreativ bruk av Linkedin, internettkataloger, etc.).

Kundeprospektering er en utfordring i alle salgsorganisasjoner. Hvor seriøst man tar denne utfordringen kan utgjøre forskjellen mellom suksess og fiasko. Jeg anbefaler derfor å gjøre et grundig prospekteringsarbeid og undersøke hvilke muligheter som finnes for å finne bedriftene/personene som er i markedet for akkurat det du selger. Hvis dere vil ha profesjonell hjelp til prospektering så kan dere kontakte oss.

For flere tips om prospektering så sjekk gjerne ut denne artikkelen.

Smarte triks for å passere portvoktere

Å komme gjennom til beslutningstaker er vanligvis rett frem i Norge. Noen ganger finner du mobilnummer til ledelsen på hjemmesiden til firmaet, men ofte må du gjennom en eller annen form for sentralbord.
Mange sentralbordansatte og sekretærer vil ha fått beskjed om ikke å slippe gjennom selgere. I ni av ti tilfeller kommer du likevel rett gjennom ved å gjøre stemmen din en oktav eller to dypere enn normalt og si: «God dag. Lars Helllestræ (i Toppselger) her. Spetalen? – kort pause – Kan du sette meg over«.

Merk følgende:

• Du introduserer deg som om du allerede er et kjent navn i deres selskap. Merk at det ikke står «Det er Lars Hellestræ …» eller enda verre «Mitt navn er Lars Hellestræ …», da det er en introduksjon som en totalt utenforstående vil bruke. Husk at du og Spetalen er gamle kjente eller det er i alle fall inntrykket du gir til sentralbordet.
• Du bruker maksimalt 8 ord. Du er derfor en viktig person som har dårlig tid.
• Du bruker kun etternavnet til den du skal ha tak i noe som gjør at du fremstår viktigere og forsterker inntrykket av at du allerede kjenner vedkommende. Det er også uvanlig at selgere henvender seg på denne måten og du skiller deg derfor fra forrige selger som åpnet med «Hallaien! Det er Selger Selgerensen i Salg AS som ringer deg i dag. Hvordan har du det i dag? Jeg skulle gjerne snakke med Øystein Stray Spetalen. Har du mulighet til å sette meg over?»
• Du har ikke et spørrende tonefall når du ber om å bli satt over. Du tar det som den største selvfølgelighet.

Denne strategien vil fungere på 9 av 10 sentralbord. Det er dog enkelte selskap som har trent sitt sentralbord til for enhver pris ikke å slippe en selger gjennom selv om de gjerne driver utgående salg i stor målestokk selv. Strategien ovenfor fungerer for eksempel neppe hvis du prøver å ringe til Skandiabanken eller Frank Mohn som begge har sentralbord som nøye på å avklare hvilken hensikt du har og svært sparsomme med å slippe en selger gjennom porten. De er selvfølgelig hyggelige og vil invitere deg til å sende en e-post istedenfor. De som har jobbet innen salg mer enn en uke vet at sjansen for at den blir lest er så nær null prosent som man komme.

Det finnes et par «sleipe triks» for å unngå hele sentralbordet. Hvis selskapet bruker en nummerserie kan du prøve å endre på de to siste sifrene så istedenfor 00 (som et typisk hovednummer ender på) bruker du for eksempel 14. Sjansen er nå god for at du treffer en helt annen person i organisasjonen og en som ikke er så dreven på å avvise selgere. Da er det bare å spille litt forvirret og be om hjelp til å bli satt over til riktig person.

I eksempelet ovenfor satt jeg selskapsnavnet i parentes. Det kan noen ganger være hensiktsmessig å utelate firmanavnet avhengig av hvilket inntrykk navnet gir. Hvor stor grad du blir plaget av portvoktere er til dels avhengig av selskapet du ringer fra. Hvis du ringer fra ABC Inkasso kan de slippe deg gjennom raskt da sentralbordet muligens antar at det gjelder en inkassosak og noe de helst ikke bør begynne å grave i. Hvis du ringer fra ABC Avisreklame så er sjansen større for at de vil plassere deg i selgerbåsen umiddelbart og det kan derfor være like greit bare å introdusere deg med ditt navn.

Hvis portvokteren er villig til å sette deg over, men din kontaktperson ikke er tilgjengelig så benytt sjansen til å få så mye etterretning som mulig fra din venn på sentralbordet. Hvis sentralbordet opplyser «hun er ikke tilgjengelig i dag» så kan du svare «OK. Hun er ute på reise i dag?». Resepsjonisten kan da svare «Ja. Hun er i Trondheim hos en kunde» eller «Nei. Hun er hjemme med barna». Dette er nyttig etterretningsinformasjon du kan bruke neste gang du ringer.

Møtebooking + Bankran = Sant?

I et av mine svakere øyeblikk så sammenlignet jeg møtebooking og telefonsalg med å rane en bank. Når du har fått pengene er det på tide å komme seg vekk i en h. fart. Tanken bak analogien er at med en gang kunden har gitt muntlig aksept så bør du avslutte samtalen så fort som mulig før kunden ombestemmer seg.
Jeg har ikke hørt bankran-analogien fra noen andre, men jeg har hørt noen såkalte salgseksperter forfekte samme strategi.

Dette er vrøvl fra enda til annen. Hvis du er en tidligere selger som har vært ansatt under min ledelse og har hørt meg lire av meg dette sludderet så unnskylder jeg. Forhåpentligvis fulgte du ikke med eller så du den logiske bristen, som jeg brukte flere år på å skjønne, umiddelbart.
Hvilket produkt selger du hvis du er redd for at kjøper skal ombestemme seg umiddelbart? Hvilket firma gjør du møtebooking for hvis du frykter at han skal avlyse møtet fire sekunder etter det er avtalt? Hva sier en slik holdning om din selvsikkerhet og trygghet på produktet/tjenesten du selger?

Jeg vil være forsiktig med noensinne å sammenligne telefonsalg eller møtebooking med bankran igjen, men en fellesnevner med møtebooking er at samtalen bør være fort ferdig.
Du er en møteselger så det er ikke noe grunn til å gå i dybden på produktspesifikasjoner, priser, eller andre detaljer.

Det er sjeldent gode grunner til at det skal ta mer enn et par minutter for å få avtalt et møte med kunden. Det som gjør at selve samtalen kan vare noe lenger er at du kvalifiserer kunden etter møtet er avtalt. Da har du en utmerket anledning til å stille noen spørsmål slik at du eller selgeren kan være godt forberedt til møtet.

Introduksjonen – De første viktige sekundene

Hvis du har lest «Spillet» av Neil Strauss vet du at det er drøssevis av kreative og effektive måter å åpne en samtale hvis du ønsker å komme i kontakt med det motsatte kjønn. Når du representerer et firma på telefon er det mindre spillerom for kreative åpninger.

Når du jobber med møtebooking kommer du ikke utenom at du må introdusere deg og selskapet ditt. Og du må gi de minst en god grunn til at de skal avtale et møte med deg.

Følgende to punkt er de viktigste for å ha en effektiv introduksjon/innledning på samtalen:

Kort og konsis

Det er en allmenn menneskelig egenskap raskt å begynne å kjede seg hvis ikke interessen din blir stimulert. Så jo før du kan komme med noe relevant informasjon som vekker interessen til prospektet jo bedre. Hvis sekundene tikker og du ikke sier noe som er spennende, eller i det minste interessant, jo større er sjansen for at din potensielle kunde slutter å høre på deg og konkluderer med at du er bortkastet tid.

Derfor er det første du bør gjøre er å kutte ut alle unødvendige ord i innledningen din. Hvis du kan spare ett sekund på å kutte ut ett ord som ikke tilfører noe meningsfylt bør du gjøre det. Vær totalt nådeløs på ord som ikke har en konkret funksjon.

Det er forbausende mange selgere som for eksempel åpner med: «Det er Selger X i selskap Y som ringer«.

Ordene «som ringer» tilfører absolutt ingenting og kan kuttes ut.

Du kan også spare et sekund på å kutte ut etternavnet ditt og derfor være et sekund nærmere å komme med noe meningsfull informasjon til prospektet. Jeg velger likevel å inkludere etternavnet mitt i introduksjonen da jeg føler det fremstår mer seriøst og mindre som selgeren som skal være en kompis man er på fornavn med.

Mange selgere åpner også med å spørre om kunden «har du tid til å snakke nå?«. Selvfølgelig har de ikke tid til deg da du ikke har gitt dem en eneste grunn for å fortsette samtalen. Dette spørsmål er selvdestruktivt og det eneste du har oppnådd er å kaste bort verdifulle sekunder i introduksjonen din. Det eneste unntaket til denne regelen er hvis du hører unger gråte, våpen bli avfyrt eller kvinner som hyler i bakgrunnen. Da er det på sin plass å spørre: «Du høres opptatt ut. Passer det bedre om jeg ringer deg i morgen?«.

Vær nådeløs mot samtaleskriptet ditt og stryk ut alle ord som ikke har noe hensikt.

Autoritet/Verdi

Mye av hemmeligheten for å lykkes med åpningen av samtalen handler om fremtoningen du har. Er du rolig og trygg i fremtoningen din? Har du samme verdi som den du snakker med?

Svaret på begge spørsmålene må være et utvetydig ja.

Hvis du høres ut som en nybegynner og amatør vil du bli behandlet deretter. Hvis du følger fjerde og femte regel i denne artikkelen er det en god begynnelsen. Hvis du i tillegg har kunnskap om og tro på selskapet du representerer vil selvsikkerheten og tryggheten din være tydelig og du vil bli behandlet med respekten du fortjener.

For å være en autoritet må du også være nøye på ordvalgene dine. Alle former for sleng er forbudt. Du bør også kjenne til konseptet «sterke» og «svake» ord og så langt det lar seg gjøre øke bruken av «sterke» ord på bekostning av «svake» ord. Ved å benytte sterke ord så fremstår du med større autoritet og en ekspert på ditt fagfelt. Det er drøssevis av eksempler på «sterke» og «svake» ord. Her følger noen.

”Hvis” er et svakt ord, mens ”når” er et sterkt ord. Derfor bytter dyktige selgere ut ”hvis” med ”når”. Det samme gjelder ”håp” og ”vet” hvor ”vet” er det desidert sterkeste ordet. Ordet ”problem” er et svakt ord. Når du bytter det ut med ”utfordring” sier du indirekte at du/din bedrift har god kontroll og evne til å takle eventuelle ”utfordringer”. Så langt det lar seg gjøre bør også ”hvorfor” byttes ut med ”hvordan”. Istedenfor å spørre ”Hvorfor skjer dette alltid?” fremstår du med større trygghet og ro når du stiller spørsmålet ”Hvordan kan jeg fikse dette slik at det ikke skjer igjen?”. ”Prøve” er svakt ord. Enten ”gjør” du noe eller så ”gjør” du det ikke. For å sitere Master Yoda:  “Det er ikke noe som heter prøve, bare gjøre.” Et annet svakt ord er “mening“. Fra og med nå skal du ikke ha noe ”mening” lenger, du har ”erfaring”. Istedenfor ”min mening er” så sier du ”min erfaring er”. Ordet ”person” er klart underlegent og svakere enn å bruke ”mann/kvinne”. ”Han er fantastisk mann” er en mye sterkere formulering enn ”han er en fantastisk person”. I innledningen av samtalen er den sterke formuleringen «God morgen/God dag» mens «Hei/Hallo» er svakere. Du kan ofte intuitivt tenke deg til hva som er den «sterkeste» formuleringen eller ordvalget ved å spørre deg selv «Hva ville Kongen sagt?». Hvis Kongen ringte deg ville han innledet med «God dag. Det er Kong Harald» eller «Hei. Det er Kong Harald«.

4 ting alle gode møtebookingsamtaler inneholder

1. Beskrivelse av hva du gjør

Hvis ikke selskapsnavnet ditt er en beskrivelse i seg selv så kommer du ikke utenom at du må gi en kort beskrivelse av hva du gjør.

Eksempler kan være:

«Vi er spesialister på å revidere webregnskap.»

«Vi er ledende på bygging av lekeplasser.»

«Vi holder kurs for ledere i hvordan de effektivt kan bruke NLP.»

2. Fakta som skaper troverdighet

Du bør raskt inkludere en setning som gir ditt firma troverdig og gjør dere relevant for kunden. Her må du bruke knallharde fakta som ikke er mulig å argumentere mot. Ikke noe generelt vis-vas som ikke kan verifiseres.

Eksempler på generelt vis-vas som ikke kan verifiseres:

«Vi har de beste betalingsløsningene for mindre butikker.«

«Vi har den mest målrettede annonseringen på markedet.«

«Vi har de mest fleksible telefoniløsningene for bedrifter som dere.«

Eksempler på knallharde fakta som skaper troverdighet:

Knytte dere opp mot sterkere merkevare enn deres egen: «Vi er autorisert partner av Google.»

Bruk kjente kundereferanser: «Større banker som Nordea, Sparebanken Vest, bruker oss på møtebooking.»

Bruk antall kunder som har valgt dere i bransjen du henvender deg mot: «150 butikker i Trondheim har valgt våre betalingsløsninger».

3. Fordel med å bli kunde

Hva er de sterkeste argumentet for at den potensielle kunden skal bli en reell kunde hos dere?

Dette skal kun være en «teaser» da du ikke selger produktet/tjenesten din over telefon, men du selger et møte.

Eksempler kan være:

Spare penger: «Basert på antall ansette dere har er det fullt mulig at dere kan spare inntil 10 prosent ved å bytte leverandører.«

Service: «Vi har døgnåpen kundeservice så vi vil alltid være tilgjengelig når dere trenger teknisk support.»

Kundetilførsel: «Vi kan få personer som søker etter og ønsker å kjøpe akkurat dine produkter inn på nettsiden din.»

4. Verdi de får på møte uavhengig av om de blir kunde

Dette punktet er som oftest utelatt i samtaleskript som finnes rundt omkring i det ganske land. Det kan dog være avgjørende. Om en bedrift muligens kan spare 10 prosent på telefoni de neste to årene er ikke det nødvendigvis en god grunn til å ha møte neste uke. Du trenger en fordel som den potensielle kunden får der og da og som er uavhengig av hva som skjer i etterkant av møtet.

Den desidert dårligste grunnen som enkelte møtebookere benytter er «vår selger vil være i din by den uken så vi kunne gjerne tenke oss å besøke deg når vi først er i nærheten». Denne er mest utbredt blant selskaper som typisk har hovedkontor i Oslo og har reisende selgere som besøker andre norske byer med jevne mellomrom.  At en eller annen ung mann i dress med en ipad under armen ønsker å legge beslag på din tid bare fordi han er i nabolaget er ikke en god grunn for å rydde plass i kalenderen.

Så hva er de gode grunnene?

Et svensk investeringsselskap som også gjør aktiv møtebooking i Norge har hatt suksess med å invitere prospekter til «whisky-møter» hvor de drikker gratis whisky samtidig som de blir fortalt om investeringsmuligheter. Mange vil da gå på møtet for å få gratis whisky. Denne type «bestikkelser» kan virke på privatmarkedet hvis det er i riktig setting, men er ikke vanligvis en praktisk fremgangsmåte og særlig ikke på b2b.

Det letteste og ofte det beste er å spille på at prospektet vil få verdifull innsikt i møtet som vil være nyttig uavhengig av om de velger å bli kunde eller ikke. Noen eksempler:

«Basert på antall telefoner dere har er det fullt mulig at dere kan spare inntil 10 prosent ved å bytte leverandører. I møtet vil jeg vil jeg ikke bare vise hvordan dere kan kutte kostnadene, men kan også demonstrere noen nyvinninger som gir våre kunder en mer effektiv sentralbordtjeneste.»

Så uavhengig av om de lar seg overbevise av kostandskuttene så vil de få innsikt i nyvinninger som andre bedrifter, muligens hans konkurrenter, benytter i dag.

«Vi har døgnåpen kundeservice så vi vil alltid være tilgjengelig når dere trenger teknisk support. I møte vil jeg vise deg noen konkrete kundecaser hvor bedrifter som din fikk umiddelbar hjelp på tekniske problemer som var vanskelig for dem å forutse«.

Så uavhengig av om de velger å gå videre med deg så vil de bli gjort oppmerksom på tekniske problemer som kanskje også ramme dem.

«Vi kan få bedrifter som søker etter og ønsker å kjøpe akkurat dine produkter inn på nettsiden din. Jeg vil gjerne presentere noen strategier vi bruke for å få dette til.«

Så uavhengig av om de ønsker å kjøpe dine tjenester så vil de få innsikt i strategier som kan brukes for å få relevante treff på nettsiden. Strategier er for øvrig et fabelaktig ord å inkludere i samtalen – alle liker strategier.

Når kunden begynner å spørre

Spørsmål er et tegn på interesse i møtebooking og er i så måte positivt. Når kunden begynner å stille spørsmål om produktet/tjenesten din så skal du ikke begynne å svare på dem, men bruke spørsmålene til kundene som årsak til å avtale et møte. Produktet du selger er møte.
Så parer spørsmål så elegant som mulig ved at «det er et viktig spørsmål og vi har flere alternativer som vi/jeg vil demonstrere for deg på møtet. Hvordan ser neste uke ut for deg?»
Ikke begi deg ut på diskusjoner om pris eller produktspesifikasjoner som er naturlig å diskutere i møte. Hold fokus på å selge møtet.

Innvendinger i møteboooking og hvordan du håndterer dem

«Jeg har ikke tid nå – ring meg neste uke.» eller » Send meg noe informasjon så skal jeg se på det.» Eller ganske enkelt: «Jeg er ikke interessert».

Dette er som regel ikke innvendinger, men bare en høflig måte å bli kvitt deg på.

En reell innvending vil være «vi har brukt Selskap A i 20 år og har en så nær relasjon med dem nå at vi ikke ønsker å bytte». Det er muligens ikke en rasjonell innvending, men den består i det minste av en grunn – og gir deg derfor noe å jobbe med.

Når du blir bedt om å ringe tilbake en annen dag eller sende noe informasjon vet du ikke hva som er den reelle innvendingen. Det må du prøve å finne ut så istedenfor bare å svare «ok» kan du prøve tipsene som følger.

Jeg er ikke interessert.

Hvis noen sier de ikke er interessent uten å gi deg en grunn på hvorfor eller de sier det tidlig i samtalen før du har blitt ferdig med introduksjonen så gjør dem svar skyldig. Spill litt forvirret og spør: «Hva er grunnen til at du sier det?«. Deretter vær helt stille og tving dem til å oppgi en ny grunn. Det gir deg noe å jobbe med og muligheten til å ta tilbake kontrollen i samtalen. Ofte vil de si at «jeg i har ikke tid til dette nå» eller «vi er fornøyd med det vi har i dag«. Hvordan du håndterer disse «innvendingene» følger nedenfor.

Send meg noe informasjon.

Denne innvendingen (hvis det er riktig definisjon) er en klassiker og er kanskje den vanligste måten å bli kvitt selgere på. Det er dog også en sjanse for at de faktisk ønsker å se på noe skriftlig informasjon selv om i 9 av 10 tilfeller så vil de ikke ha sett på det når du følger dem opp igjen.

Ved å si at du ikke kan sende dem informasjon kan fremstå useriøst samtidig som du vet at ved umiddelbart å akseptere å sende informasjon så er du ikke kommet noe videre.

Her er et forslag på et svar som er seriøst og samtidig gir deg sjansen til å avdekke hvor reelt interessert de er i informasjon om selskapet ditt:

«Klart jeg kan sende noe informasjon, men jeg ønsker ikke å sende ut generell informasjon som sier akkurat det samme som jeg nettopp har fortalt deg. Er det noe spesiell informasjon du ønsker? Noe som er viktig for deg hvis du vil vurdere våre tjenester?»

Nå gjelder det å knipe leppene sammen og være helt stille. Svaret vil ofte gi en indikasjon på om prospektet er en tidstyv eller ikke. Det er også bra sjanser for at svaret du får vil gi deg muligheten til å hente inn igjen samtalen på sporet du ønsker og få booket et møte.

Hvis kunden svarer «Jeg må i hvert fall få oversikt over priser og referanser» så kan du fortelle kunden at «Jeg kan se flere aktuelle alternativer for dere. Vi skreddersyr tilbudene våre basert på dine behov. Det beste er om vi får til et effektivt møte hvor vi lager et konkret tilbud som du kan ta stilling til. Og vi kan samtidig vise deg et par konkrete kundecase og referanser på hvordan andre bedrifter bruker oss. Er du åpen for å bruke en halv time på det?«

Det er ikke sikkert at det blir møte ved å bruke denne teknikken, men det er sikkert at du blir kvitt mange tidstyver som aldri ville takket ja til møte uansett.

Ring meg neste uke / Ring en annen dag.

Hvis dette er noe av det første du blir møtt med når du ringer så er sjansen relativ god for at det er en reell grunn til at det passer dårlig å snakke nå. Prospektet kan være opptatt, dog tydeligvis ikke så opptatt at han ikke kunne svare på samtalen.

Den letteste og ofte beste løsningen er å gå med på å ringe tilbake en annen tid, men vær nøye på at han gir deg tiden du skal ringe. Ikke foreslå en tid, men spør når det passer at du ringer tilbake. Deretter legg på og prøv igjen på avtalt tidspunkt.

Vi er fornøyd der vi er i dag.

Selvfølgelig er de fornøyd med leverandøren de bruker i dag. Hvorfor ellers ville de vært kunde der?

Du kan svare dem: «Det regner jeg med at dere er. Hvis dere ikke var fornøyd med leverandøren dere bruker i dag så hadde jeg virkelig begynt å lure på hvorfor dere bruker dem.«. Le/smil litt her, men ikke virk sarkastisk.

Du kan fortsette med: «Vi ønsker i første omgang å demonstrere hvordan kunder har suksess med våre løsninger. Det vil være nyttig for dere å se uavhengig om dere ønsker å fortsette dialogen med oss eller ikke.«

Closing-teknikker for møtebooking

Det finnes minst hundrevis av closing-teknikker av ulik kvalitet. Mange av dem er gode, men de fleste av dem er meningsløse for møtebooking.

Du gjør møtebooking og selger et møte. Det koster ingenting og de vil ha et konkret utbytte av møtet uavhengig av om de blir kunde eller ikke. Det er en «no-brainer» og det gjør «Ben Franklin» og de fleste andre closing-teknikker overflødige, unødvendige, og destruktive.

Det beste du kan gjøre er å anta at prospektet ønsker møte. Spør ganske enkelt «Når passer det?» eller «Hvordan ser neste uke ut for deg?».

Unngå den klassiske alternativ-teknikken «Passer det best for deg tirsdag kl. 10 eller torsdag kl. 14?». Den er overbrukt og det lukter «amatør» lang vei av deg hvis du finner på å prøve denne closing-metoden.

Hva er fremtiden innen møtebooking?

Denne guiden så langt har fokusert på klassiske metoder for møtebooking over telefon. Mye av erfaringene er fra callsentervirksomhet hvor man leder et team som skal booke hundrevis av møter på kalde prospekter. Det fortsatt mulig å jobbe på den måten, men om du gjør din egen møtebooking er det neppe særlig effektivt.

Verden endrer seg også når det gjelder møtebooking og selv om klassiske metoder for å bruke telefonen som verktøy fortsatt er viktig å beherske må dagens toppselgere også ta i bruke nye metoder og plattformer for å være en effektiv møtebooker.

Det inkluderer bruk av sosiale medier – og i særdeleshet Linkedin. Det er i dag B2B-selgere som med suksess baserer sin møtebooking på skriftlig kommunikasjon via Linkedin og e-post. Det stilles derfor nå i enda større grad krav til selgerens evne til å være god på skriftlig kommunikasjon.

Flere har også god erfaring med bruk av video for å booke møter – og det har til og med dukket opp egne selskaper som produserer videoer som brukes kun til å booke møter. Ikke generelle reklamevideoer, men målrettede videohenvendelser hvor du snakker direkte til beslutningstakeren du ønsker å få møte med.

Jeg oppdaterer denne guiden fra tid til annen med nytt innhold. Mesteparten vil bli publisert i Bonus-seksjonen nederst på siden. Om du har tips til innhold vi bør inkludere så er det bare å kontakte oss her.

DEL 2 – FOR BEDRIFTSLEDERE – Sende DM i forkant av møtebooking

Det er noen bedrifter som sender brev til en potensiell kundegruppe før salgsteamet starter med møtebooking. Ideen er at det skal gjøre møtebookingsamtalen lettere.

Jeg kan slå ganske kategorisk fast at ved en standard DM-kampanje:

• Spiller brevet liten til ingen rolle for dyktige møtebookere
• Kan brevet virke direkte negativt på resultatene på middelmådige til svake møtebookere

Fakta er at 99 prosent har ikke tatt seg bryet med å lese salgsbrevet før telefonsamtalen og de fleste har ikke engang fått med seg at de har fått det.

Så det verste en møtebookere kan åpne samtalen med er: «Vi sendte deg et brev for noen dager siden som jeg ønsker å følge opp».

Det som vil være det vanligste svaret på denne åpningen er «Det har ikke jeg fått. Kan du sende det på nytt». Nå er utgangspunktet til møtebookeren verre enn det var før han ringte da han nå må forklare hvorfor brevet ikke er så viktig likevel (så hvorfor ble det i det hele tatt sendt?) og at han kan gå gjennom punktene i brevet over telefonen.

Dyktige møtebookere vil ikke nevne brevet med et ord så da er det i det store og det hele ikke noe poeng å sende noe brev i det hele tatt. Unntaksvis (som regel målt i promille) vil en person svare at de har fått og lest brevet og det er interessant for dem å gå på møte. De kan derimot også ha lest brevet og kommet til motsatt konklusjon (avhengig av hvor velskrevet og selgende brev som er blitt sendt).

Jeg tok et lite forbehold ovenfor ved å skrive en «standard» DM-kampanje. Jeg har hørt om og sett DM-kampanjer som er så smarte og originale at de blir lagt merke til hos prospektene som mottar dem og derfor har positiv effekt. Det kan være ved at det for eksempel sendes gjentatte håndskrevne postkort med et spesifikt budskap til mottaker. Det høres tidkrevende ut, men det finnes løsninger for å få det til (riktignok koster det litt).

Denne type kampanjer vil virke positivt, og føre til at flere har lagt merke til henvendelsen og dannet seg et positivt inntrykk som hjelper møtebooker/selger.

Så å sende brev i forkant er kun anbefalt hvis DM-kampanjen er annerledes, smart, og original. Hvis brevet består av to avsnitt som er kopiert fra «om oss» på hjemmesiden skrevet i Times New Roman 12 så kan man like godt droppe hele DM-kampanjen.

Oppdatering November 2021: Da denne guiden opprinnelig ble påbegynt for mange år siden (ca. 2013 om jeg husker riktig) var det en del bedrifter som sendte DM i forkant av møtebooking. Dette var vanlig praksis for blant annet en del banker og forsikringsselksap som gjorde møtebooking mot privatmarkedet. Uten at jeg vet det helt sikkert så tipper jeg at nå gjør ingen dette. Er det noen som får post lenger? Så kanskje dette har blitt en god ide igjen? Å gå litt motstrøms?

Rutiner og CRM for møtebooking

Det er dessverre utbredt at selskaper som takker nei til møte forsvinner i et svart hull og aldri blir kontaktet igjen. Sannheten er et selv prospekter som sier nei etter all sannsynlighet før eller siden vil kjøpe et eller annet produkt tilsvarende det dere tilbyr. Og det er også mulig at de har gode grunner til at det ikke er hensiktsmessig med et møte nå, men at situasjonen kan endre seg om et halvt år, ett år, eller fem år. Så istedenfor bare å legge på når en daglig leder eller annen beslutningstaker i et firma har takket nei til møte så kan selgeren for eksempel avslutte samtalen med: «Jeg forstår at det ikke blir aktuelt med et møte i denne omgang, men situasjonen kan endre seg. Vi har et månedlig nyhetsbrev hvor vi sender relevant informasjon fra bransjen vår. Er det greit om jeg melder deg på her?». Sjansen er veldig god for at de vil akseptere dette. Sjansen er tilsvarende god for at de ikke vil lese nyhetsbrevet de mottar, men de vil sannsynligvis registrere at det kommer og det gir dem en jevnlig påminnelse på at dere eksisterer. Sjansen er derfor høyere for at han vil ta kontakt ved et fremtidig behov eller at din neste selger som kontakter denne bedriften får en litt lettere jobb.

Som oftest bør aldri en samtale ende med et «nei til møte». Hvis selskapet kan ha behov for tjenesten/produktet som selges er det en oppfølging og det er viktig at selgere er flinke til å notere nyttige stikkord fra samtalen og en hensiktsmessig tid å følge dem opp. Hvis selgeren har tatt gode notater, og de kanskje også er påmeldt nyhetsbrevet deres, har dere flere nyttige holdepunkter neste gang dere tar kontakt.

For at rutinene skal fungere i praksis må det investeres i et godt CRM-system. Det finnes mange synspunkter på hva som er beste CRM-system for salgsorganisasjoner og jeg har ikke nok kompetanse på CRM til å uttale meg skråsikkert. Jeg har personlig dårlige erfaringer med Salesforce og hørt gode ting om SuperOffice, Leaddesk, Headshed, og Nextcom. De jeg kjenner best til er LeadDesk og Headshed som Agenturer AS har fått fordelsavtaler med. Sjekk gjerne ut våre fordelsavtaler med Headshed og Leaddesk. Du vil bli veldig godt mottatt, få glimrende service, og få et fabelaktig system som vil hjelpe dere med både møtebooking og salg.

Å bruke et eksternt byrå på møtebooking – Fordeler og Ulemper

Det er veldig vanlig å oursource møtebookingtjenester til et eksternt callsenter. Så hvis du er beslutningstaker i en bedrift så er sjansen god for at vedkommende som utgir seg for å være møtebooker for eksempelvis i Tryg Forsikring jobber i et annet firma og gjerne sitter et helt annet sted i verden.

Grunnen til at mange selskaper ønsker å outsource møtebooking er at det er kostbart og resurskrevende å bygge opp egne bookingteam. Samtidig gir bruken av eksterne callsenter dem en fleksibilitet i den forstand at de kan stoppe prosjektet uten å sitte med arbeidsgiveransvar for mange møtebookere.

Ved å bruke et annet firma på møtebooking så forsterker man de til dels motstridende interessene som finnes mellom møtebooker og selger.

En møtebooker får vanligvis betalt for antall møter han booker. Selv om han har en grunnlønn så har han uansett et press på å oppnå et «budsjett» på antall møter. Sjansen er derfor tilstede for at møtebooker tar snarveier og avtaler såkalte «kaffemøter» ala «Kan ikke vi bare stikke innom og ta en kaffe?». Sjansen blir deretter betydelig for at det blir et mislykket møte da prospektet anser henvendelsen som totalt uviktig. Jeg kjenner til noen skrekkhistorier hvor møtebooking har endt i ond spiral hvor selgere bortforklarer fraværende salg med at møtene som blir booket er av elendig kvalitet, og møtebookere bedyrer sin uskyld. Det er flere prosjekter som har endt i fiasko av nettopp denne årsaken.

De motstridende interessene finnes til en viss grad også hvis møtebooking gjøres internt, men de er svakere da både møtebooker har tilhørighet og eierforhold til samme selskap.

Når det er sagt er det ikke alltid mulig eller rasjonelt å bruke tid og resurser på å bygge opp egen møtebooking (særlig hvis man ikke har intern kompetanse på det) og et eksternt byrå er likevel beste løsning.

Den gode nyheter er da at min oppfatning at leverandørene av møtebookingtjenester har tatt flere steg i riktig retning de siste årene. Hvis vi går et tiår tilbake var det langt flere tendenser til «Cowboy-virksomhet» enn det er nå.

Det er i Norge i dag en håndfull aktører som tilbyr møtebooking i Norge som er svært seriøse – og er fullstendig klar over og bevisst på problemstilling som jeg tar opp her.

Jeg anbefaler at du kontakter oss for å få gode tips på hvilke byråer dere bør vurdere. 

DEL 3 – Øvrige ressurser på møtebooking

Du blir aldri ferdig utlært på noe som helst, inkludert møtebooking. Selv om «den definitive guiden til møtebooking» er en bra tittel så er jeg den første til å innrømme at det finnes flere andre som er utrolig dyktige på møtebooking og som vi alle kan lære av. Her følger litt informasjon om eksterne ressurser på møtebooking som er vel verdt å sjekke ut.

Kurs i møtebooking

Det finnes flere tilbydere av kurs i møtebooking. Vi kjenner til de aller fleste av dem og du er velkommen til å kontakte oss for veileding for å finne den beste løsningen for dere.

Et kurs i møtebooking kan være inspirerende, lærerikt, og motiverende og det er flere flinke kursholdere i Norge.

Likevel er det slik at to uker etter kurset så faller gjerne 80 prosent av selgerne tilbake til gamle synder. Så skal man oppnå varig endring må man tenke lenger enn et dagskurs i møtebooking, men få på plass egne rutiner i selskapet som selgerne og salgslederne har og føler eierskap til.

Dette er prosesser dere må gjøre internt, men et kurs kan være en utmerket anledning til å starte en slik prosess.

Det finnes derimot også mer omfattende opplegg for å gjøre endringsprosesser i salgsorganisasjoner som kan vise til dokumenterte resultater over tid.

Kontakt oss for informasjon og vi vil gi deg oppdaterte anbefalinger slik at dere kan få fart på møtebookingen.

Andre ressurser og linker

• Det er flere gode tilbydere av bedriftslister. Vi samarbeider pt. med en utfordrer på dette markedet og kan gi deg tilbudet du finner på denne siden: agenturer.no/prospektlister. Listene er stort sett de samme som du får fra andre tilbydere, men gjennom oss vil vi vise deg noen konkrete verktøy som hever kvaliteten på listen betraktelig.
• Eksterne byråer som tilbyr møtebooking. På denne siden finner du oversikt over callsenter: toppselger.no/callsenter-i-norge hvorav de fleste leverer møtebooking. Interessert i tips på hvem dere bruke så kan dere kontakte oss her.
• Min kollega i Storbritannia har også skrevet en fantastisk guide om B2B Appointment Setting. 

Bonusinnhold

Nedenfor følger diverse artikler og annet innhold om møtebooking som enten vi har skrevet eller andre har bidratt med i etterkant av at guiden over ble publisert. Ønsker du å bidra med mer innhold så er du velkommen til å kontakte oss.

Møtebooking for pyser

Lider du av telefonskrekk så er du ikke alene. Å ha angst for å ringe til en vilt fremmed for å selge noe er vanlig og noe selv erfarne selgere kan oppleve fra tid til annen.

Denne angsten er alltid helt ubegrunnet da det er ingenting som kan gå veldig galt. Skrekkfilmen du har regissert i hodet ditt inntreffer aldri. Det absolutt verste som kan skje er at en og annen blir litt sur for at du ringte og legger på. Det er på ingen måte verdens ende og sannheten er at vedkommende som nettopp slang på røret med en sur kommentar sannsynligvis allerede har glemt deg fem minutter senere.

Det finnes noen få selgere (gjerne en og annen katalogselger) som provoserer prospekter så til de grader at potensielle kunder skjeller dem ut med fullt navn på diverse diskusjonsforum og i sosiale medier. Hvis du er nervøs for å ringe kalde telefoner og er redd for å forstyrre bedriftene du kontakter er sjansen null for at du noensinne kommer til å få en slik reaksjon.

Du har et godt produkt og er en gjennomført redelig forretningsperson som har innsett at du ikke får nok innkommende salgsleads via markedsføringen du gjør. Du trenger flere salgsmøter hvor du kan demonstrere dine løsninger ansikt til ansikt med potensielle kunder og da er møtebooking den åpenbare løsningen.

Du har da to alternativer.

Det ene er å hyre inn et callsenter til å gjøre møtebookingen for deg. Det vil koste deg en del penger og du har kanskje ikke råd til dette. Det er gode sjanser for at byrået vil kreve fast timepris i begynnelsen av prosjektet. Hvis dere er i en oppstartfase er det godt mulig at det ikke finnes økonomi til dette.

Det andre alternativet er å gjøre møtebookingen selv. Det er muligens mer økonomisk gjennomførbart, men virker desto mer redselsfullt.

Det trenger det dog ikke å være. Min erfaring er at positivt selvsnakk, riktige affirmasjoner, og andre mentale teknikker som salgstrenere oppfordrer til absolutt virker, men det er ikke det det jeg ønsker å gi deg i denne artikkelen.

Nedenfor følger en 3-stegs konkret møtebookingsoppskrift for pyser. Hvis kalde telefoner for å booke møter skremmer livet av deg er dette måten du kan gjøre det på og fylle opp kalenderen din med mange kvalifiserte salgsmøter.

Det er mulig at en og annen salgstrener vil se rødt nå da dette ikke er den aller beste metoden for effektiv møtebooking. Det trenger du ikke bry deg om ettersom metoden under fungerer utmerket – og spesielt for personer som ikke liker å ta kalde telefoner.

Steg 1 – Gjør en grundig prospekteringsjobb

Bruk et listeverktøy (f.eks. Regnskapstall.no eller Prospecta) og ta ut lister på kriterier som passer for din målgruppe.

Lag deg et enkelt system hvor du holder god kontroll på hvem du ringer, når du ringer dem, hva som har blitt avtalt, og når du skal kontakte dem igjen. Vær også nøye med å holde kontaktinformasjon oppdatert. Det finnes rimelige CRM-system du kan benytte, men om du er kapabel i Excel kan du også bruke det. Det viktigste er at du kommer i gang med møtebookingen.

Steg 2 – Første telefonsamtale

Du kommer ikke utenom at du må åpne samtalen med en interessevekker. Det må være tydelig at du vet hvem du snakker med og at du har noe relevant å komme med for akkurat den bedriften du kontakter.

Etter introduksjonen skal du ikke prøve å booke møte. Du leste riktig – ikke ha som målsetning å booke møte i første telefonsamtale.

Målsetningen din skal være å få en aksept for å sende en e-post til riktig beslutningstaker i bedriften.

Sannheten er at dette er et sannsynlig utfall på samtalen uansett. Og jo mer uerfaren du er på møtebooking jo mer sannsynlig er det at de vil be deg om å sende noe skriftlig.

Så jeg anbefaler at du snur kappen etter vinden og gjerne sier noe tilsvarende til: «Jeg liker å få ting skriftlig før jeg tar stilling til om det er noe jeg vil gå videre med. Foretrekker du det også?»

I 19 av 20 tilfeller vil kunden si seg enig i dette. Så istedenfor å prøve å booke møte og bli avvist med «send meg en e-post» så har du fått resultatet du ønsket med telefonsamtalen. I tillegg har du allerede noe til felles med den potensielle kunden (dere begge foretrekker å få informasjon skriftlig først). Jo mer dere har til felles jo bedre. Det er et kjent faktum at personer liker andre personer som ligner på dem selv.

Når du har fått aksept for å sende e-post så sier du «Flott. Jeg skriver en e-post til deg i løpet av dagen».

Det er en subtil, men viktig, forskjell mellom «å skrive en e-post» og «å sende en e-post». Hvis du «sender noe» så virker det som du videresender noe generell informasjon, men med en gang du «skriver noe» så virker det som du tar deg bryet med å skreddersy noe for akkurat denne bedriften.

Det er det siste du bør gjøre uansett. Lag gjerne en generell mal på e-post infoutsendelser, men korriger hver utsendelse med noe tilpasset informasjon slik at det er tydelig at du ikke sender det samme til alle du kontakter.

Steg 3 – Oppfølgingen

Noen ytterst få vil komme tilbake til deg på e-post, men i de aller fleste tilfeller må du belage deg på å følge opp bedriften på nytt.

Det kan være lurt å installere en addon i e-post programmet ditt som gir deg oversikt over hvem som åpner e-posten du sender og klikker på eventuelle linker i e-posten. Dette er svært nyttig etterretningsinformasjon når du skal følge dem opp igjen og du unngår det pinlige spørsmålet «Har du fått sett på e-posten jeg sendte?» hvorpå kunden svarer «Nei. Send den en gang til.»

Nøkkelen når du følger opp e-posten du har sendt er å ha noe ny informasjon å komme med. Det er derfor lurt å holde tilbake et godt salgsargument i førstegangstelefonen og e-posten. Hvis du selger landingssider og snakker med en kunde i byggbransjen kan du for eksempel si «Det jeg glemte å nevne for deg i e-posten er at vi nylig kuttet kostnaden pr. kundeleads med over 50 prosent med landingssidene vi laget for Ferdighus 123. Vi kan holde en kort demonstrasjon på hvordan vi kan gjøre noe tilsvarende for dere. (Pustepause – la det synke inn) Hvordan ser neste uke ut for deg med tanke på et møte?»

Det er nå mye vanskeligere for kunden å be deg å sende en e-post (det har du jo allerede gjort).

Du har heller ikke vært «pushy» eller «plagsom», du gjør det tydelig at du er interessert i å tilføre dem verdi, og du har opparbeidet mer kjemi med kunden (andre gangen dere snakker sammen + e-post utveksling). Alt dette gjør sannsynligheten stor for at du nå får møtet du ønsker.

Digital møtebooking

En ny trend er å gjøre møtebooking uten å snakke med noen. Hele møtebookingsprosessen gjøres via automatisert e-post. Flere aktørerer i utlandet har begynt med dette og i Norge leverer Kundefabrikken (og muligens andre) en slik tjeneste. Argumentet for denne metoden er at møtene kan ha høyere kvalitet ettersom kunden selv tar initiativ til å booke seg inn på å møte istedenfor å bli overtalt av møtebooker på telefon.
Les mer om løsningen til Kundefabrikken her.

Lykke til med møtebookingen!

Møtebooking i virkelighetens verden

Alexander Selheim er daglig leder i Møtebooking Norge AS som er et selskap som har spesialisert seg innenfor møtebooking. De behjelper bedrifter som enten ønsker økt profilering og mer aktivitet hos sine selgere gjennom booking av kvalitet sikrede salgsmøter for deres kunder. De er også en tilbyder av leadsgenerering samt spesialtilpassede kurs av selgere til bedrifter som foretrekker å utøve møtebookingen internt.
Møtebooking Norge er selskap vi anbefaler at du kontakter hvis dere trenger en ekstern tilbyder av møtebooking.

To faktorer for vellykket møtebooking

Jeg har booket møter – nær sagt hver eneste arbeidsdag – de siste åtte årene.

Det har resultert i ganske mange tusen timer i telefonen, det har også resultert i flere tusen møter, og møtene er fordelt over flere titalls oppdragsgivere. Jeg har representert selskaper som selger kopimaskiner. Telefoniløsninger. Økonomisystemer. Bedrifter som jobber med rekruttering, andre som selger massasjestoler. Og da nevner jeg ikke 15% av alle bransjene jeg har representert. Jeg jobber i et møtebookingsfirma, og noe av det mest spennende med det er at man får oppleve og representere selskaper innenfor et bredt spekter av tjenesteområder.

Skal man bedrive møtebooking på et optimalt nivå, så er det mange faktorer som er viktige.  Det er umulig å dekke alle disse i løpet av en artikkel, men i denne artikkelen har jeg valgt å fokusere på to viktige faktorer – det ene er det skrevet mye om (prospektering) – det andre ikke like mye (optimalisering av inngangen til et møte). Det som disse to faktorene har til felles – sånn bortsett fra at begge faktorer er viktige når det kommer til møtebooking i sin helhet – er at hvis man utøver prospekteringen på en god måte, så vil dette skape et godt fundament før man starter selve møtebookingen, mens en god inngang til et møte vil gi et godt fundament for selger når møtet finner sted.

Hvordan (ikke) drepe motivasjonen til en møtebooker

Hvor mange ganger har jeg ikke opplevd å bli servert ringelister som rett og slett ikke er i nærheten av å samsvare med ønsket resultat? Man ønsker ikke en ringeliste med utelukkende kontorer hvis man representerer et selskap som selger elektroniske kjørebøker. Leverer man tunge IT-systemer kan det være fornuftig å luke vekk små bygge- og elektrofirmaer, for å nevne to reelle eksempler.

Man har i dag tilgang til leverandører som leverer uttrekk av ringelister på en måte som gjør at det nesten ikke finnes begrensninger til hvordan man kan segmentere en ringeliste. Mulighetene er nærmest uendelige.

Det første man bør gjøre når man starter et møtebookingsprosjekt er at man avdekker målsetninger, hva slags marked man ønsker å angripe, hvordan man skal definere og segmentere ønsket gruppe i forhold til bransjer og antall ansatte. Dette trenger ikke å ta veldig lang tid, men hvis målsetningen er at man skal bedrive effektiv og seriøs møtebooking, så er det et punkt som ikke kan undervurderes.

Mitt inntrykk er for øvrig at det ofte er organisasjoner som ikke har intern kompetanse når det kommer til møtebooking – eller særlig erfaring – som undervurderer dette. Man ansetter gjerne en student på deltid (og provisjon) som blir sittende og ringe på dårlige lister, og det er ikke ofte det blir solskinnshistorier ut av dette. En slik løsning kan fungere OK hvis man studenten får god opplæring samt jobber på gode ringelister, men man trenger begge deler.

Det finnes ikke noe som er mer demotiverende for en møtebooker enn å ringe på en ringeliste hvor man må lete lenge og langt etter å finne kunder som i det hele tatt kan være potensielle.

Det kan være utfordrende nok i seg selv å få aksept for et møte – gjør fundamentet så godt som mulig.

Det er for øvrig kanskje enda mer krevende for en rutinert møtebooker å ringe på dårlige ringelister – vedkommende vil registrere dette kjapt. Intensjonen er at en møtebooker skal være offensiv og pågående, sulten – alle viktige faktorer – selv en god møtebooker kan fort bli passiv, defensiv og nølende ved å jobbe med dårlig segmenterte ringelister. Ikke synonymt med gode resultater!

Effektiv møtebooking (og salg for øvrig) er i stor grad motivasjon, så igjen – skap et fundament som gjør at motivasjonen ikke avhenger av dårlige ringelister.

Myten om korte samtaler

Det er mange som mener mye og mangt om møtebooking – det er mange som har skrevet artikler om hvordan man skal bli flinkere til å utøve møtebooking. Som regel finner man mye fornuftig i disse artiklene, men det er en sak jeg har merket meg at det står lite om – nemlig hvordan optimalisere inngangen til et møte.

Et møte er ikke bare et møte. Man kan ha en god inngang til et møte, og man kan ha et svakere inngang til et møte. La oss kalle det et fundament. Et møte er isolert sett et møte, men sannsynligheten for at et møte blir en suksess (salg) vil kunne avhenge av hvor godt fundament man har skapt før møtet finner sted.

Et selskap som leverer møtebookingstjenester til salgsbedrifter (som Møtebooking Norge AS) har en direkte gevinst i av at et møte blir booket, men intensjonen er naturligvis at man klarer å skape langsiktige samarbeidsforhold, og da er man avhengig av at oppdragsgiver selger på møtene som blir booket. Av den grunn har vi også brukt tid og utforsket mulighetene for å øke tilsalgsraten til selgerne som går i møtene vi booker.

De fleste som utøver møtebooking på regelmessig basis, vil si at noe av det viktigste man kan gjøre i en møtebookingssamtale, er å holde samtalen kort og konsis. Og etter at man har fått aksept og avtalt et tidspunkt – få avsluttet samtalen. Dette er en gjenganger.

Jeg har aldri klart å se fornuften bak dette, fordi hvis man først har fått aksept for et møte og avtalt et tidspunkt – hva er man redd for? At kunden skal ombestemme seg? Hvorfor skal kunden ombestemme seg når vedkommende allerede har takket ja til et møte?

Jeg har ikke opplevd at en kunde har ombestemt seg etter aksept for et tidspunkt på mange år. Og de tilfellene jeg har opplevd (og hørt andre hvor dette har skjedd) at kunden ombestemmer seg, er det som regel fornuft bak det. Som at de for eksempel sitter på avtaler som gjør at det ikke er nødvendig med et møte på nåværende tidspunkt. Eller at det var en misforståelse tidligere i samtalen (noe som kan skje i en telefonsamtale).

Og hvis kunden sitter på avtaler som gjør at det ikke er forenlig med et møte med ditt firma på nåværende tidspunkt – eller annet som avdekker at det ikke er aktuelt med et møte – er ikke det bare bra? Selvsagt avhengig av målsetning for møtebookingen – noen ønsker å markedsføre sine produkter/tjenester for flest mulig selskaper, men de fleste vil svare at man ikke ønsker å bruke tid på møter som ikke vil føre til noe i uoverskuelig fremtid. Og uansett mål – man ønsker å snakke med potensielle kunder som er lydhøre.

Selvfølgelig må man tilpasse seg den man snakker med, og hvis man får inntrykk av at kunden man snakker med ønsker å legge på – etter å ha avtalt et møte – så gjør man det.

Men har man mulighet til å gå dypere i materien og for eksempel få avdekket viktige momenter når det kommer til nåværende situasjon/avtale hos kunden man prater med, forventninger til møtet, og en agenda fra selgers hold, samtidig som man fortsetter den gode dialogen som er skapt tidlig i samtalen, så vil dette gjøre inngangen til et møte enda bedre.

Erfaringsmessig vil dette føre til at kunden er mer «klar» til møtet i den forstand at vedkommende setter av tid, sannsynligheten for at et møte blir flyttet eller kansellert reduseres. Kunden har en god opplevelse fra møtebookingssamtalen, og forventningene til kunden er at vedkommende vil møte en hyggelig selger som allerede har vist interesse overfor behovene til kunden. Et godt utgangspunkt.

Ikke minst vil selger kunne få svar på spørsmål som er relevant i forhold til innsalgsprosessen, og har mulighet til å kunne forberede seg til møtet på en bedre måte. Spørsmål – på rett måte og rett tidspunkt – er alltid bra. Også i møtebooking.

Når man først mestrer møtebooking, når man forstår seg på dynamikken i telefonsamtalen (mengdetrening er nøkkelordet her), så bør man også ha fokus på å forsterke/forbedre dialogen med kunden under møtebookingsamtalen.

Den ekstra lille gnisten

Min personlige målsetning (når jeg booker møter) er at jeg skal sitte igjen med en følelse av at kunden er klar for dette møtet når samtalen er avsluttet – at jeg har klart å få frem verdien av et møte for kunden, og at jeg kan være trygg på at han både er klar og motivert til det møtet som skal finne sted. Motivasjon er nøkkelordet. Man må få kunden motivert til det som skal finne sted. Jeg vil ikke bare ha han «med», jeg vil ikke bare at han skal si «ja» på samme måte som kunden har gjort til hundre andre selgere, men jeg vil skape den ekstra lille gnisten som gjør at han er mer klar, mer motivert til det som skal skje – og under møtet er mer «til stede» enn på et gjennomsnittlig møte. Og hvis denne gnisten skapes, hvis målsetningen innfris, da vil også sannsynligheten for et salg øke.

For at man skal kunne skape denne gnisten, så er det mye man kan gjøre. Noen ganger det – noen ganger noe annet. Det har selvsagt mye med den aktuelle bedriftslederen man snakker med – folk er forskjellige. Og det er ikke alltid det er rom for å gå den «ekstra milen».  Men har man mulighet til å snakke med kunden i etterkant av at tid og sted er avtalt (det er mulig i majoriteten av tilfellene) – og man er usikker på at kunden er 100% motivert til møtet (eller at alt er avklart) – ikke vær redd for å gi videre.

Eksempelvis spør kunden om nåværende situasjon. Er det noe spesielt kunden ønsker at vi skal vise/fokusere på under møtet? Har det blitt diskutert internt rundt noen endringer, ligger det noen håndfaste planer? Hva er det viktigste for deg/dere når det kommer til (SETT INN)?

Eller andre relevante spørsmål. Når dette er gjort, er det bare å takke for tiden og en hyggelig samtale, og fortelle at man ser frem til et hyggelig møte.

Spørsmål og svar om møtebooking